A impressora offline no Windows quase sempre significa que o computador perdeu a comunicação com ela, e não que ela quebrou. Na maioria dos casos, o problema se resolve reiniciando a impressora, desmarcando a opção “Usar Impressora Offline”, limpando a fila e reiniciando o spooler de impressão. Se nada disso funcionar, remover a impressora, instalar o driver oficial do fabricante e fixar o endereço IP costuma acabar com o problema de vez.
O passo a passo abaixo vale para Windows 11 e Windows 10 e segue a ordem recomendada pela Microsoft, com dicas extras para as marcas mais vendidas no Brasil, como HP, Epson (incluindo a popular Epson L3250), Canon e Brother. Comece pelo primeiro passo e só avance se a impressora continuar offline.
Resumo rápido: o que fazer com a impressora offline
- Confira se a impressora está ligada, com o cabo USB firme ou conectada à mesma rede Wi-Fi do PC.
- Desligue a impressora da tomada por 30 segundos e reinicie também o computador e o roteador.
- Rode o solucionador de problemas de impressora do Windows.
- Abra a fila de impressão e desmarque “Usar Impressora Offline” e “Pausar Impressão”.
- Cancele os documentos travados e reinicie o serviço spooler de impressão pelo services.msc.
- Se continuar, remova a impressora, adicione de novo e instale o driver oficial do fabricante.
- Em impressoras Wi-Fi, fixe o IP no roteador e confira a porta usada pelo Windows.
Por que aparece impressora offline no Windows
O Windows mostra o status “Offline” quando não recebe resposta da impressora. Ela pode estar ligada, com tinta e papel, mas se o computador não consegue “conversar” com ela, o aviso aparece e os documentos ficam parados na fila. Por isso a impressora offline é, na maior parte das vezes, um problema de comunicação, e não de defeito.
As causas mais comuns são estas:
- Conexão: cabo USB solto ou com defeito, impressora que caiu do Wi-Fi ou que está em outra rede (a do vizinho, a rede de visitantes ou a banda de 5 GHz do roteador).
- Endereço IP que mudou: o roteador entregou um novo IP para a impressora e o Windows continua procurando o endereço antigo.
- Opção errada marcada: “Usar Impressora Offline” ou “Pausar Impressão” ativadas na fila.
- Fila travada: um documento corrompido trava o spooler de impressão, o serviço do Windows que organiza tudo o que vai para a impressora.
- Driver: o driver é o programa que ensina o Windows a usar a impressora. Driver genérico, antigo ou duplicado causa falhas de comunicação, principalmente depois de uma atualização do Windows.
- Firmware desatualizado: o firmware é o sistema interno da própria impressora; versões antigas podem ter falhas de rede.
Uma dica rápida antes de começar: tente imprimir de outro aparelho, como um celular ou outro PC. Se o outro aparelho imprime normalmente, o problema está no seu computador. Se nenhum consegue, o problema está na impressora ou na rede.
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Como resolver a impressora offline: 10 passos na ordem certa
Os passos abaixo para resolver a impressora offline vão do mais simples ao mais avançado. A Microsoft recomenda essa mesma sequência na página oficial de solução de problemas de impressoras offline no Windows. Depois de cada passo, tente imprimir uma página de teste.
1. Confira o cabo, a energia e o Wi-Fi da impressora
Parece óbvio, mas cabo e rede são a causa número um de impressora offline. Na impressora com cabo USB, desconecte o cabo dos dois lados e conecte de novo, de preferência em outra porta USB do computador. Evite hubs e extensões: ligue direto no PC. Se tiver outro cabo em casa, teste com ele.
Na impressora Wi-Fi, confira se a luz ou o ícone de rede está aceso e se ela está na mesma rede Wi-Fi do computador. A Microsoft orienta verificar isso no menu interno da impressora ou no manual. Muita gente troca o roteador, muda a senha do Wi-Fi ou passa a usar a rede de 5 GHz e esquece que a impressora continua tentando entrar na rede antiga.
Se você não lembra a senha da rede para reconectar a impressora, veja como ver a senha do Wi-Fi no PC. E se o problema for o próprio notebook sem rede, siga o guia do Wi-Fi que não aparece no notebook antes de mexer na impressora.
2. Reinicie a impressora, o computador e o roteador
Desligue a impressora, tire da tomada, espere 30 segundos e ligue de novo, como indica a Microsoft. Reinicie também o computador (use “Reiniciar”, não “Desligar”, porque o desligamento rápido do Windows não zera tudo). Em impressoras Wi-Fi, reinicie o roteador também, porque muitas vezes a impressora offline é só um roteador que travou.
Esse reinício simples renova a conexão de rede, faz o roteador entregar os endereços de novo e reinicia os serviços do Windows que falam com a impressora. Muitas vezes, a impressora offline volta a ficar pronta só com isso.
3. Rode o solucionador de problemas de impressora
O Windows tem uma ferramenta automática que testa a conexão, o spooler e o driver e tenta corrigir sozinha. No Windows 11, a Microsoft recomenda começar pela solução de problemas automatizada de impressora do aplicativo Obter Ajuda.
- Abra Iniciar > Configurações > Bluetooth e dispositivos > Impressoras e scanners (no Windows 10: Configurações > Dispositivos > Impressoras e scanners).
- Clique na impressora que está offline.
- Procure a opção de solução de problemas na página da impressora e siga as instruções. No Windows 11 atual, ela abre no aplicativo Obter Ajuda (o nome pode variar um pouco conforme a versão).
Se o solucionador disser que corrigiu algo, tente imprimir e veja se o aviso de impressora offline sumiu. Se não resolver, continue no próximo passo.
4. Desmarque “Usar Impressora Offline” e defina a impressora padrão
Essa é a solução que mais funciona para impressora offline quando a impressora está ligada e conectada, mas o Windows insiste no aviso. A opção “Usar Impressora Offline” faz o Windows guardar os documentos em vez de mandá-los para a impressora. Ela pode ser marcada por engano ou pelo próprio sistema depois de uma falha de comunicação.
- Em Impressoras e scanners, clique na impressora e escolha Abrir fila de impressão (no Windows 10, Abrir fila).
- Na janela da fila, clique no menu Impressora.
- Se Usar Impressora Offline estiver marcado, clique nele para desmarcar.
- Faça o mesmo com Pausar Impressão, se estiver marcado.
- No mesmo menu, escolha Definir como Impressora Padrão.
No Windows 11, se a fila abrir numa janela nova sem o menu Impressora, abra o Painel de Controle > Dispositivos e Impressoras, clique com o botão direito na impressora e abra a lista do que está sendo impresso: essa janela clássica tem o menu com a opção de usar impressora offline. Os fabricantes também mostram esse caminho nos manuais, como a Canon faz na imagem acima.
Para definir a impressora padrão pelas Configurações, a Microsoft explica que é preciso primeiro desativar Permitir que o Windows gerencie minha impressora padrão. Só depois aparece o botão Definir como padrão ao lado do nome da impressora. Isso evita que o Windows mande o documento para outra “impressora”, como o Microsoft Print to PDF.
5. Limpe a fila de impressão
Um documento travado na fila pode deixar a impressora offline por tempo indeterminado, porque o Windows fica tentando mandar o mesmo arquivo. Para limpar:
- Em Impressoras e scanners, clique na impressora e em Abrir fila de impressão.
- No Windows 11, clique nos três pontinhos (…) e escolha Cancelar todos.
- No Windows 10, selecione os documentos listados e use Documento > Cancelar.
Se algum documento não sair da lista de jeito nenhum, o próximo passo resolve.
Como reiniciar o spooler de impressão no services.msc
O spooler de impressão é o serviço do Windows que recebe os documentos e entrega para a impressora. Quando ele trava, os trabalhos congelam, a impressora não responde e o status vira offline. Reiniciar o spooler de impressão é rápido e não apaga nada.
6. Reinicie o serviço Spooler de Impressão para tirar a impressora offline
- Aperte Windows + R, digite services.msc e aperte Enter.
- Role a lista até encontrar Spooler de Impressão.
- Clique com o botão direito nele e escolha Reiniciar.
Dê dois cliques no serviço e confira se o Tipo de inicialização está como Automático. Se o spooler de impressão parar de novo logo depois de reiniciar, a causa costuma ser um driver com defeito: a Microsoft recomenda abrir o Gerenciador de Dispositivos, expandir Filas de impressão e desinstalar drivers de impressora antigos ou duplicados.
Quando o Windows inteiro apresenta falhas em vários serviços, e não só na impressora, vale rodar o reparo do sistema. O guia de como corrigir erros do Windows sem formatar mostra como usar o SFC e o DISM.
Impressora offline que não volta: remover e adicionar de novo
Se a impressora offline continua com o aviso mesmo depois dos passos anteriores, a instalação pode ter ficado bagunçada: porta errada, driver genérico ou duas cópias da mesma impressora. Remover e adicionar de novo cria uma instalação limpa.
7. Remova a impressora e instale outra vez
- Em Impressoras e scanners, clique na impressora e escolha Remover (no Windows 10, Remover dispositivo) e confirme com Sim.
- Se houver cópias da mesma impressora (por exemplo, “Cópia 1”), remova todas.
- Reinicie o computador, deixe a impressora ligada e conectada.
- Volte em Impressoras e scanners e, ao lado de Adicionar uma impressora ou scanner, clique em Adicionar dispositivo.
- Espere a lista carregar (pode levar alguns minutos) e clique em Adicionar dispositivo ao lado da sua impressora.
- Se ela não aparecer, use Adicionar um novo dispositivo manualmente e siga o assistente.
A Microsoft avisa que, em alguns PCs com processador ARM (como os Copilot+ PCs), o instalador do fabricante pode falhar. Nesses computadores, adicione a impressora pelo próprio Windows, como no passo acima.
8. Instale o driver oficial do fabricante
O Windows instala um driver básico sozinho, mas ele nem sempre traz todos os recursos de rede, e isso deixa a impressora offline com frequência em modelos Wi-Fi. A Microsoft recomenda primeiro o Windows Update, que pode trazer o driver completo da impressora, e, se não houver driver, o site do fabricante. Se o Windows Update estiver com falha, veja como resolver o erro do Windows Update.
Para baixar do fabricante, anote o modelo exato (fica na etiqueta da impressora) e procure na área de suporte do site oficial:
- HP: support.hp.com, em Software e Drivers.
- Epson: epson.com.br, na área de Suporte, buscando o modelo (ex.: L3250).
- Canon: canon.com.br, em Suporte, Drivers e Downloads.
- Brother: support.brother.com, escolhendo o país e o modelo.
Fuja de sites de “drivers grátis” com instaladores de terceiros. Antes de formatar o PC ou trocar de computador, vale salvar os drivers que já funcionam: veja como fazer o backup dos drivers com o próprio Windows.
9. Fixe o IP da impressora e confira a porta
Em impressoras Wi-Fi ou de rede, esta é a causa escondida de muita impressora offline que aparece “do nada” depois de alguns dias funcionando. O roteador muda o endereço IP da impressora e o Windows continua procurando o endereço antigo.
- Imprima o relatório de rede pela própria impressora para descobrir o IP atual (o jeito muda conforme o modelo; veja as dicas da HP e da Epson abaixo).
- No painel do roteador, faça a reserva de IP (às vezes chamada de reserva DHCP ou IP fixo) para a impressora, usando o endereço do relatório. O nome do menu varia conforme o roteador.
- No Windows, abra o Painel de Controle > Dispositivos e Impressoras, clique com o botão direito na impressora, vá em Propriedades da impressora e abra a guia Portas.
- Se a porta marcada for WSD e a impressora vive caindo, clique em Adicionar Porta, escolha Porta TCP/IP Padrão e informe o IP do relatório.
Essa troca da porta WSD pela Porta TCP/IP Padrão é a mesma orientação da HP no artigo oficial sobre impressora HP offline, e funciona para qualquer marca.
10. Atualize o firmware da impressora
O firmware é o sistema interno da impressora. Quando a impressora offline aparece mesmo com tudo certo no Windows, vale conferir se há atualização. Os fabricantes lançam atualizações que corrigem falhas de rede e de compatibilidade. Procure a atualização de firmware na mesma página de suporte do modelo onde fica o driver, ou no aplicativo oficial do fabricante.
Cuidado: nunca desligue a impressora nem o computador durante a atualização do firmware. Mantenha a impressora na tomada, de preferência conectada por cabo USB, até o fim do processo.
Impressora HP offline: dicas específicas
A HP tem um artigo próprio sobre o assunto, o “Por que minha impressora HP aparece off-line?”. As orientações oficiais para a impressora HP offline são estas:
- HP Print and Scan Doctor: ferramenta gratuita da HP para Windows que diagnostica e corrige a conexão. Rode o arquivo baixado (se precisar, como administrador), clique em Iniciar, escolha a impressora e siga as orientações. Se a impressora não aparecer, reinicie-a e clique em Repetir.
- Porta WSD: se a impressora HP usa porta WSD, a HP orienta deixar como automáticos e iniciar, em Serviços, o FDPHost (host do provedor de descoberta de funções) e o FDResPub (publicação de recursos de descoberta de funções). Se não adiantar, crie uma Porta TCP/IP Padrão com o IP do relatório de configuração de rede.
- Wi-Fi: reinicie impressora, PC e roteador e reconecte a impressora à rede pelo assistente de configuração sem fio da HP ou pelo aplicativo HP. Imprima o relatório de conexão sem fio para ver o que está falhando.
- USB: teste outro cabo.
Epson L3250 e impressora Epson offline
A Epson L3250 é uma das impressoras mais buscadas no Brasil e tem conexão Wi-Fi, então a impressora offline nesse modelo costuma ter a ver com a rede. O manual oficial em português da Epson L3250 traz os botões e luzes que ajudam a descobrir o problema.
- Luzes Wi-Fi e Wi-Fi Direct piscando juntas: segundo a Epson, houve um erro de conexão Wi-Fi. Aperte o botão Wi-Fi para limpar o erro e tente de novo.
- Folha de estado da rede: segure o botão de estado da rede (o botão com o “i”) por pelo menos 7 segundos para imprimir a folha com o IP e as configurações. Se soltar antes, sai o relatório de conexão de rede, que também ajuda a achar a causa.
- Roteador de 5 GHz: a Epson recomenda deixar o roteador em banda dupla (2,4 GHz e 5 GHz) e dar um nome de rede diferente para cada banda, se as duas usam o mesmo nome.
- Trocou o roteador? No Windows, a Epson orienta desinstalar o software da impressora e instalar de novo, a partir do site da Epson, para refazer a conexão.
- Redefinir a rede: com a impressora desligada, segure o botão de estado da rede e aperte o botão ligar até as luzes Wi-Fi e Wi-Fi Direct piscarem alternadamente. Quando elas apagarem, o Wi-Fi volta ao padrão de fábrica e você pode configurar de novo.
- Driver genuíno: a Epson avisa que, sem o driver Epson original, as funções ficam limitadas. Baixe sempre pelo site oficial.
Impressora offline da Canon e da Brother
Na Canon, o manual oficial lista a mesma sequência: conferir a conexão USB ou Wi-Fi, desligar e ligar a impressora, conferir se a impressora padrão está certa e desmarcar o modo de usar impressora offline pela ferramenta Canon IJ Printer Assistant Tool, em Exibir status da impressora > Exibir fila de impressão. Para Wi-Fi, a Canon indica o Wi-Fi Connection Assistant, que diagnostica e repara a conexão.
Na Brother, os passos do Windows são os mesmos deste tutorial. A diferença é o driver: baixe o pacote completo do modelo no site de suporte da Brother, que já configura a porta de rede durante a instalação.
Se nada resolver
Se depois de todos os passos a impressora offline continua do mesmo jeito, faça o teste final: ligue a impressora por cabo USB direto no computador. Se pelo cabo funciona e pelo Wi-Fi não, o problema está na rede ou no Wi-Fi da impressora (sinal fraco, roteador longe, rede de 5 GHz). Se nem pelo cabo funciona e outro computador também não consegue imprimir, a impressora pode precisar de assistência técnica autorizada.
Uma impressora offline por sinal fraco também é comum. Vale conferir o sinal: a Epson recomenda deixar a impressora mais perto do roteador e longe de micro-ondas, telefones sem fio e móveis grandes de metal, que atrapalham o Wi-Fi.
Conclusão
A impressora offline quase nunca é defeito: é falta de comunicação entre o Windows e a impressora. Na prática, desmarcar “Usar Impressora Offline”, limpar a fila e reiniciar o spooler de impressão resolve a maioria dos casos em poucos minutos. Para impressoras Wi-Fi que voltam a ficar offline toda semana, a solução definitiva é fixar o IP no roteador e usar a Porta TCP/IP Padrão com o driver oficial do fabricante.
Perguntas frequentes
Por que a impressora fica offline sozinha depois de alguns dias?
Na maioria das vezes o roteador trocou o endereço IP da impressora Wi-Fi e o Windows continua procurando o endereço antigo. Reservar um IP fixo para a impressora no roteador e usar a Porta TCP/IP Padrão resolve.
Desligar e ligar a impressora apaga alguma configuração?
Não. Desligar da tomada por 30 segundos só reinicia a impressora e a conexão. As configurações de rede só voltam ao padrão se você fizer a redefinição de rede pelos botões.
Reiniciar o spooler apaga os documentos que estavam na fila?
Reiniciar o serviço não apaga arquivos do computador. Os trabalhos travados podem precisar ser cancelados e enviados de novo depois que a impressora voltar.
Posso usar a impressora pelo celular enquanto ela está offline no PC?
Pode tentar. Se o celular imprime normalmente, o problema está no computador; se nenhum aparelho consegue imprimir, o problema está na impressora ou na rede.
Preciso de internet para a impressora Wi-Fi funcionar?
Não para imprimir na rede de casa: basta o computador e a impressora estarem no mesmo roteador. A internet só é necessária para baixar drivers e atualizações.
Fontes: Microsoft Support · HP Brasil · Epson (manual da L3250) · Canon
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