Como salvar Word em PDF no PC, no celular e sem ter o Word instalado (passo a passo atualizado)

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Para salvar Word em PDF no computador, abra o documento, clique em Arquivo > Salvar como (ou Salvar uma cópia), escolha PDF (*.pdf) no campo Tipo e clique em Salvar. Pronto: o Word cria um PDF idêntico ao documento, sem precisar instalar nenhum programa extra. Abaixo eu mostro esse caminho em detalhes e também como salvar Word em PDF no celular, no Mac, no Word online e até sem ter o Word instalado.

PDF (sigla de Portable Document Format) é o formato que abre igual em qualquer aparelho: o currículo, o contrato ou o trabalho da faculdade chegam do outro lado com a mesma fonte, as mesmas margens e as mesmas imagens. Por isso empresas, escolas e órgãos públicos pedem tanto o arquivo em PDF.

Resumo rápido: como salvar Word em PDF

• No Word do Windows: Arquivo > Salvar como > Procurar > Tipo: PDF > Salvar.
• Atalho pelo Exportar: Arquivo > Exportar > Criar documento PDF/XPS > Publicar.
• Sem o Word: use o Google Docs, o LibreOffice ou a nossa ferramenta online grátis para converter Word para PDF no navegador.
• No celular: no app do Word, use Arquivo > Exportar > PDF (iPhone e iPad) ou a opção de imprimir/compartilhar como PDF (Android).

No vídeo abaixo, eu mostro o passo a passo para salvar Word em PDF de forma bem simples:

Por que salvar Word em PDF antes de enviar um documento

O arquivo do Word (.docx) depende do programa e das fontes instaladas em cada computador. Se a pessoa que recebe não tem a mesma fonte, o texto muda de lugar, as páginas quebram em pontos diferentes e a tabela pode ficar torta. Quando você decide salvar Word em PDF, o layout fica “congelado”.

Segundo a própria Microsoft, o PDF é indicado quando você quer um arquivo que tenha a mesma aparência na maioria dos computadores, que seja menor e que siga um padrão aceito no mercado. Os exemplos clássicos são currículos, documentos jurídicos, boletins e qualquer arquivo feito para ser lido e impresso, não editado.

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Um cuidado: PDF não é cadeado. O próprio Word consegue abrir e editar PDFs, então salvar Word em PDF não garante que ninguém vai mexer no conteúdo. Se você precisa proteger o arquivo, mais abaixo eu mostro como colocar senha no PDF direto pelo Word.

Como salvar Word em PDF no Windows pelo Salvar como

Este é o jeito oficial de salvar Word em PDF e funciona no Word do Microsoft 365, no Word 2024, 2021, 2019 e 2016. Os nomes dos menus podem variar um pouco de uma versão para outra, mas o caminho é o mesmo.

1. Abra o documento no Word e confira se está tudo certo: ortografia, imagens, numeração das páginas.
2. Clique em Arquivo, no canto superior esquerdo.
3. Se o arquivo ainda não foi salvo, escolha Salvar como. Se ele já foi salvo antes, você pode usar Salvar uma cópia, assim o .docx original continua intacto.
4. Clique em Procurar para escolher a pasta onde o PDF vai ficar (Área de Trabalho, Documentos ou Downloads, por exemplo).
5. No campo Nome do arquivo, digite um nome fácil de achar, como “Curriculo-Maria-2026”.
6. Na lista Tipo (em algumas versões, “Salvar como tipo”), escolha PDF (*.pdf).

7. Em Otimizar para, deixe Padrão (publicação online e impressão) se o documento vai ser impresso. Se o mais importante é o arquivo ficar leve para mandar por e-mail ou WhatsApp, marque Tamanho mínimo (publicação online).
8. Se quiser que o PDF abra sozinho no final, marque Abrir arquivo após publicação.
9. Clique em Salvar. Em poucos segundos o PDF aparece na pasta escolhida.

Esse é o método que eu recomendo para a maioria das pessoas: é rápido, não depende de internet e mantém links, imagens e formatação. Se você quiser conferir as instruções originais, elas estão na página de suporte da Microsoft sobre salvar em PDF.

Atalho: salvar Word em PDF pelo menu Exportar

Outro caminho que chega no mesmo lugar é o Arquivo > Exportar > Criar documento PDF/XPS. Ele abre a mesma janela de salvar, já com o tipo PDF escolhido. Basta dar um nome ao arquivo e clicar em Publicar. É só uma questão de gosto: o resultado é igual ao do Salvar como.

Atalho de teclado para quem tem pressa

Com o documento aberto, aperte F12 (em alguns notebooks, Fn + F12). A janela Salvar como abre na hora e você só precisa trocar o tipo para PDF. Para quem precisa salvar Word em PDF várias vezes por dia, isso economiza bastante tempo.

Opções do PDF no Word: páginas, marcações, indicadores e senha

Antes de salvar Word em PDF, vale abrir o botão Opções (em algumas versões fica em Mais opções > Opções). Ali estão ajustes que fazem diferença no resultado final:

• Intervalo de páginas: para salvar só algumas páginas em PDF, por exemplo da 2 à 5.
• Publicar o que: escolha Documento para o texto limpo ou Documento mostrando marcação se quiser que as alterações controladas e os comentários apareçam no PDF.
• Criar indicadores usando: marque e escolha Títulos (Cabeçalhos) para o PDF ganhar um índice clicável na lateral. É ótimo em TCC, apostila e manual.
• Propriedades do documento: inclui título e autor no arquivo.
• Marcas estruturais do documento para acessibilidade: facilita a leitura por programas leitores de tela.
• Compatível com ISO 19005-1 (PDF/A): gera um PDF de arquivamento, que deve manter a mesma aparência no futuro. Alguns sistemas de tribunais e concursos pedem esse formato.
• Criptografar o documento com uma senha: ao clicar em OK, o Word pede uma senha. Só quem tiver essa senha consegue abrir o PDF.

Para a maioria dos casos, as opções padrão já resolvem. Eu só mexo nelas quando preciso de um PDF com índice, de um pedaço do documento ou de um arquivo com senha.

Como salvar Word em PDF pela impressora do Windows

O Windows 10 e o Windows 11 têm uma impressora virtual chamada Microsoft Print to PDF. Ela “imprime” qualquer coisa em um arquivo PDF, e funciona também com o Word, o WordPad e o Bloco de Notas.

1. Com o documento aberto, aperte Ctrl + P (ou vá em Arquivo > Imprimir).
2. Em Impressora, escolha Microsoft Print to PDF.
3. Clique em Imprimir, escolha a pasta, dê um nome ao arquivo e clique em Salvar.

Esse jeito é útil quando o Salvar como dá algum problema, mas tem uma desvantagem: os links do documento deixam de ser clicáveis e não há indicadores. Por isso, para salvar Word em PDF com qualidade, eu prefiro o Salvar como.

Como converter Word para PDF sem ter o Word instalado

Recebeu um .docx e não tem o Microsoft Office? Dá para converter Word para PDF de graça de três jeitos.

1. Ferramenta online grátis do Mestres da Informática

Eu criei uma ferramenta para converter Word para PDF online que roda direto no navegador. Você escolhe o arquivo .docx, ajusta o tamanho da página e as margens (A4 com margens normais é o padrão no Brasil) e clica em Converter. É grátis, não pede cadastro, não coloca marca d’água e o arquivo não é enviado para nenhum servidor: tudo é processado no seu próprio aparelho.

Depois de converter, se o PDF ficar pesado, você pode usar o compressor de PDF online do site para diminuir o tamanho antes de anexar em um formulário. E se precisar unir vários arquivos, como currículo e certificados, o juntar PDF online faz isso em segundos.

2. Google Docs

Também dá para salvar Word em PDF pelo Google Docs, de graça e só com uma conta do Google:

1. Envie o arquivo .docx para o Google Drive e abra com o Google Docs.
2. Clique em Arquivo > Fazer download > Documento PDF (.pdf).
3. O PDF vai para a pasta Downloads do computador.

Documentos muito elaborados (com caixas de texto, muitas colunas ou fontes especiais) podem mudar um pouco no Google Docs, então confira o resultado antes de enviar.

3. LibreOffice e outros pacotes grátis

O LibreOffice Writer abre arquivos do Word e permite salvar Word em PDF pelo menu Arquivo > Exportar como > Exportar diretamente como PDF. O WPS Office também exporta para PDF. Se você está procurando um substituto para o Office, eu listei as melhores opções no post sobre as alternativas gratuitas ao Microsoft Office.

Como transformar Word em PDF no Mac

No Word para Mac, o processo para transformar Word em PDF é parecido:

1. Clique em Arquivo e escolha Salvar como ou Salvar uma cópia.
2. Na parte de baixo da janela, abra Formato de Arquivo.
3. Escolha PDF na lista de formatos.
4. Dê um nome ao arquivo, se ele ainda não tiver um, e clique em Salvar.

Ao salvar Word em PDF no Mac, a Microsoft avisa que, ao escolher a opção Melhor para impressão, os links podem não ser convertidos corretamente no Mac. Se o seu documento tem links importantes, prefira a opção de serviço online ou confira o PDF depois de salvo.

Como salvar Word em PDF no Word online (navegador)

No Word para a Web, que é o Word grátis do site do Office e do OneDrive, o caminho oficial é pela impressão:

1. Clique em Arquivo > Imprimir.
2. Na janela de impressão do navegador, em Impressora (ou Destino), escolha Salvar como PDF.
3. Clique em Salvar, escolha a pasta e o nome do arquivo.

Isso gera um PDF básico, que mantém o layout do documento. Se você precisar de indicadores ou de senha, abra o arquivo no aplicativo do Word para computador, com a opção Abrir no Aplicativo da Área de Trabalho, e use o Salvar como que eu mostrei lá em cima.

Como salvar Word em PDF no celular (Word para PDF no celular)

Muita gente faz o currículo pelo celular e trava na hora de mandar. Veja como fazer Word para PDF no celular.

No iPhone e no iPad

1. Abra o documento no app do Word.
2. Toque no botão Arquivo, no canto superior esquerdo.
3. Escolha Exportar e depois PDF (*.pdf).
4. Escolha onde salvar (Arquivos, iCloud Drive ou OneDrive).

No Android

No app do Word ou do Microsoft 365 para Android, abra o documento, toque no menu de três pontinhos e procure a opção de Imprimir ou de Compartilhar como PDF. Na impressão, escolha Salvar como PDF como impressora. O nome exato dos botões pode variar conforme a versão do app e a marca do celular, mas o caminho é sempre por um desses dois menus.

Sem o app do Word, você ainda pode salvar Word em PDF: abra o .docx no Google Docs do celular e use Compartilhar e exportar > Salvar como > PDF, ou usar a ferramenta online do site direto no navegador do celular.

Problemas comuns ao salvar Word em PDF e como resolver

A opção PDF não aparece na lista

Nas versões atuais do Word, o PDF sempre aparece. Se não aparece, você provavelmente está usando uma versão muito antiga (como o Office 2007 sem o suplemento da Microsoft) ou outro programa no lugar do Word. Nesse caso, use a impressora Microsoft Print to PDF ou a ferramenta online.

A fonte mudou no PDF

Algumas fontes não podem ser incorporadas no arquivo. Nas Opções do PDF, deixe marcada a opção Texto de bitmap quando as fontes não podem ser incorporadas. Assim o PDF mantém a aparência original, mesmo que o texto daquela fonte vire imagem.

O PDF ficou muito pesado

Na hora de salvar Word em PDF, escolha Tamanho mínimo (publicação online) antes de salvar. Se ainda ficar grande, comprima as imagens no Word (Formato da Imagem > Compactar Imagens) ou passe o arquivo por um compressor de PDF.

Preciso editar o PDF depois

O ideal é sempre guardar o .docx original e salvar Word em PDF de novo depois de corrigir. Se você perdeu o original, dá para abrir o PDF no próprio Word (Arquivo > Abrir) ou usar um dos programas grátis para editar PDF que eu recomendo.

Os links não funcionam no PDF

Isso acontece quando o PDF foi criado pela impressora virtual. Volte ao documento e use o Arquivo > Salvar como com o tipo PDF: desse jeito os links continuam clicáveis.

Dicas para o PDF ficar perfeito

• Use os estilos Título 1 e Título 2 do Word nos subtítulos. Assim o PDF ganha indicadores e fica fácil de navegar.
• Confira o documento no Modo de Exibição de Impressão antes de salvar: o que você vê ali é o que vai para o PDF.
• Ao salvar Word em PDF, coloque um nome claro no arquivo, sem acentos e com o seu nome, principalmente em currículos.
• Guarde sempre a versão .docx. O PDF é a versão final, o Word é a versão de trabalho.
• Para documentos oficiais, verifique se o órgão pede PDF/A e marque essa opção.

Conclusão

Se você tem o Word no computador, o jeito mais rápido e completo de salvar Word em PDF é o Arquivo > Salvar como, com o tipo PDF. Ele mantém links, imagens e formatação, e ainda deixa colocar senha e índice. Sem o Word, a ferramenta online do site, o Google Docs ou o LibreOffice resolvem de graça. E no celular, a opção Exportar ou Imprimir como PDF faz o serviço em poucos toques. Eu recomendo guardar sempre o .docx original e mandar o PDF para quem vai receber.

Perguntas frequentes

Fontes: Microsoft Support